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Gérer les ordres de paiement

Rubriques d’aide abordées dans cette section

Pour consulter toutes les rubriques du centre d’aide, téléchargez le guide pratique d’Atouts paiements RBC.(PDF)

Annuler un paiement

Les paiements peuvent être annulés avant leur date de traitement.

Pour annuler un paiement :

  • Cliquez sur Paiements, puis Afficher tous les ordres. Les paiements qui se trouvent dans les onglets Ébauches, En attente d’approbation, Prévus ou Périodiques peuvent être annulés.
    • Dans l’onglet Ébauches, cochez la case en regard du paiement que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur la poubelle pour le supprimer.
    • À partir de l’onglet « En attente d’approbation », un approbateur peut rejeter le paiement pour l’annuler. Cochez la case en regard du paiement que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur Actions > Refuser.
    • Dans l’onglet Périodiques, cochez la case en regard du paiement périodique que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur la poubelle pour le supprimer.
    • Les paiements qui figurent à l’onglet Prévus ne peuvent être annulés qu’en communiquant avec l’équipe de soutien Atouts paiements RBC (1 833 945-4292). L’équipe peut rétablir l’ordre de paiement à l’état Ébauche, où vous pourrez le supprimer comme indiqué ci-dessus.

Vous pouvez afficher la liste de tous les ordres annulés dans l’onglet Annulés.

Lorsque des paiements sont annulés, les fonds sont redéposés dans votre portefeuille virtuel Atouts paiements RBC. Consultez la section sur le portefeuille virtuel pour voir des instructions sur le transfert de fonds hors de votre portefeuille virtuel.

Avis

Tout au long du processus d’approbation des ordres de paiement, divers avis seront envoyés à tous les utilisateurs concernés. Chaque notification par courriel comprendra tous les détails de l’ordre de paiement, son état et les mesures à prendre.

  • Demande d’approbation : Une fois l’ordre de paiement envoyé aux fins d’approbation, tous les approbateurs possibles recevront une demande d’approbation par courriel. L’objet du courriel est libellé comme suit : « Dénomination sociale – Demande d’approbation – Numéro d’ordre » et le courriel indiquera la marche à suivre pour approuver l’ordre.
  • Rappel : Si l’approbation d’un ordre de paiement n’est pas fournie dans les 24 heures, un rappel par courriel sera envoyé à tous les approbateurs inscrits qui n’ont pas donné suite à la demande. L’objet du courriel est libellé comme suit : « Rappel : Dénomination sociale – Demande d’approbation – Numéro d’ordre ».
  • Paiement refusé : Si un ordre de paiement est rejeté, tous les approbateurs inscrits et l’utilisateur ayant créé l’ordre recevront un avis par courriel indiquant que l’ordre a été rejeté par un approbateur particulier.
  • Ordre approuvé : Une fois qu’un ordre de paiement aura été approuvé par tous les approbateurs requis, un courriel sera envoyé à tous les approbateurs et à l’utilisateur ayant créé l’ordre pour les aviser que le paiement a été approuvé.
  • Paiement soumis et en cours de traitement : Une fois l’ordre de paiement approuvé, il sera traité à la date de traitement désignée. Une notification par courriel est envoyée à tous les approbateurs et à l’utilisateur qui a créé l’ordre pour les informer que le paiement a été soumis et est en cours. Un courriel semblable est envoyé à chaque fournisseur.
  • Paiement envoyé : Une fois l’ordre de paiement approuvé décaissé, un avis sera envoyé à tous les approbateurs et à l’utilisateur ayant créé l’ordre pour les aviser que le paiement a été envoyé. L’objet du courriel est libellé comme suit « Paiement effectué : Dénomination sociale, Numéro d’ordre ». Un courriel semblable est envoyé à chaque fournisseur.

Ordre de paiement et état du paiement

Tous les ordres de paiement peuvent être passés en revue à la page Ordres.

  • Dans le tableau de bord principal, cliquez sur Paiements > Afficher tous les ordres. Les ordres s’affichent sous l’onglet correspondant en fonction de leur état.
  • Cliquez sur chaque onglet pour afficher les ordres de paiement sous chacun :
    • Ébauche : Ordres de paiement qui ont été anmorcés et sauvegardé, mais dont le traitement n’est pas terminé.
    • En attente d’approbation : Ordres de paiement qui ont été soumis et qui sont en attente de l’approbation d’au moins une personne. Vérifiez à quel moment chaque personne a approuvé l’ordre de paiement et qui ne l’a pas encore approuvé dans la colonne État d’approbation.
    • Prévu : Ordres de paiement approuvés en attente d’un traitement à une date ultérieure.
    • En cours : Ordres de paiement approuvés dont le traitement est en cours, mais pour lesquels les fonds n’ont pas encore été remis au bénéficiaire.
    • Terminé : Ordres de paiement approuvés pour lesquels les fonds ont été remis au bénéficiaire.
    • Périodique : Ordres de paiement approuvés qui ont été établis selon un calendrier récurrent.
    • Refusé : Ordres de paiement qui ont été soumis, mais qui ont été rejetés par au moins un approbateur requis.
    • Annulé : Ordres de paiement qui ont été annulés et qui n’ont pas été traités.

Relevés des paiements

Pour consulter les ordres de paiement antérieurs dans le relevé des paiements :

  • Dans le tableau de bord principal, cliquez sur Paiements > Relevé des paiements.
  • Établissez vos critères de recherche en sélectionnant une période ou en effectuant une recherche sur un numéro d’ordre, un fournisseur ou un état d’ordre de paiement précis.
  • Cliquez sur « Rechercher ».
  • Vous pouvez consulter les relevés des ordres de paiement individuels en cliquant sur l’hyperlien du numéro d’ordre (comprennent des renseignements sur le paiement et le fournisseur ainsi que les comptes sources, y compris les opérations de change et les frais), ou cliquer sur « Télécharger » pour exporter les résultats dans un fichier CSV.

Rapprochement

Si vous avez lié votre logiciel comptable à Atouts paiements RBC, tous les paiements effectués sur la plateforme seront automatiquement rapprochés de votre logiciel comptable.

À la création de l’ordre de paiement, une écriture de journal est d’abord comptabilisée dans un compte de compensation PayEdge; une fois le paiement traité, une écriture est passée pour clôturer le compte fournisseur et comptabiliser les frais de la banque associée.

Nota : Lors de l’ajout d’un compte bancaire dans Atouts paiements RBC, le nom du compte du Grand livre général doit être identique à celui entré dans un logiciel comptable pour faciliter le rapprochement.

Données de paiement

  • Il est possible d’ajouter des notes de remise lors de la création de l’ordre de paiement à l’écran « Détails de l’ordre de paiement ».
  • Entrez les détails directement dans la zone de texte si vous entrez un paiement manuellement. Cliquez sur Actions > Modifier pour modifier les notes de remise d’un paiement importé.
  • Chaque fois qu’un paiement est traité, Atouts paiements RBC envoie au fournisseur un courriel contenant des données sur le paiement (consultez la section « Avis »).
  • L’avis sera envoyé aux personnes-ressources qui ont été ajoutées au profil du fournisseur (possibilité d’ajouter plusieurs personnes-ressources).

Rubriques connexes