Ajouter et gérer des fournisseurs

Importer les renseignements sur les fournisseurs

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Les bénéficiaires sont appelés « fournisseurs » dans Atouts paiements RBC. Pour importer des renseignements sur les fournisseurs avec ou sans logiciel comptable connecté :

Si vous n’avez pas de logiciel comptable connecté :

• À l’écran d’accueil, allez à Fournisseurs > Importation en série.
• Téléchargez et remplissez la grille Fournisseur (en hyperlien dans la page). Utilisez le résumé utile de la page Importation en masse pour en savoir plus sur les titres des colonnes.
• Téléversez le fichier terminé dans la page Importation en masse.
• Passez en revue les renseignements de la page Données reçues, en faisant correspondre les zones Reçues aux zones d’Atouts paiements RBC.
• Allez à Importer. Un écran de confirmation vous informant de la réussite des importations s’affichera.
• Une fois importés, les nouveaux fournisseurs se trouvent dans Fournisseurs > Gérer les fournisseurs.
• Entrez les renseignements de tous les fournisseurs dans l’onglet Attention requise.
• Une fois tous les renseignements sur les paiements fournis, le dossier du fournisseur sera transféré à l’onglet « Entreprise» ou « Particuliers », selon le cas.

Si vous avez un logiciel comptable connecté :

• À partir de l’écran d’accueil, allez à Fournisseurs > Importation en masse.
• Cliquez sur le bouton Importer les fournisseurs pour importer tous les fournisseurs de votre logiciel comptable.
• Une fois importés, les nouveaux fournisseurs se trouvent dans Fournisseurs > Gérer les fournisseurs.
• Entrez les renseignements de tous les fournisseurs dans l’onglet Attention requise.
• Une fois tous les renseignements sur les paiements fournis, le dossier du fournisseur sera transféré à l’onglet « Entreprise » ou « Particuliers », selon le cas.

Ajouter manuellement des renseignements sur les fournisseurs

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Les bénéficiaires sont appelés « fournisseurs » dans Atouts paiements RBC.

Nota : Outre l’ajout manuel des renseignements sur les fournisseurs, vous pouvez importer les fournisseurs de deux façons : avec ou sans logiciel comptable connecté (consultez la section Importer les renseignements sur les fournisseurs).

Pour ajouter manuellement des renseignements sur les fournisseurs :

• À partir de l’écran d’accueil, allez à Fournisseurs > Ajouter un fournisseur.
• Indiquez si le fournisseur est une entreprise ou un particulier.
• Remplissez la formule de renseignements sur le fournisseur en ajoutant les renseignements sur le fournisseur (nom, courriel, adresse).
• Indiquez si vous disposez des renseignements sur le paiement pour le fournisseur ou si vous devez demander ces renseignements par courriel.
• Entrez le mode de paiement et les renseignements requis sur le compte bancaire.
• Cliquez sur « Enregistrer les données de paiement ».

Modifier des renseignements sur les fournisseurs ou supprimer des fournisseurs

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À partir de l’écran d’accueil, accédez à « Fournisseurs » > « Gérer les founisseurs ».

Pour modifier les renseignements sur les fournisseurs :

• Cliquez sur l’icône du crayon correspondant au fournisseur dont vous souhaitez mettre à jour les renseignements.
• À la page Profil du fournisseur, tapez dans l’une des zones à mettre à jour.
• Le signe Plus en regard de Coordonnées peut être agrandi pour modifier des zones supplémentaires.
• Cliquez sur « Mettre à jour » pour enregistrer les modifications.

Pour supprimer des fournisseurs :

• Dans l’onglet Sociétés ou Particuliers, cochez la case en regard du ou des fournisseurs que vous souhaitez supprimer.
• Cliquez sur l’icône en forme de corbeille pour supprimer les lignes sélectionnées.

Nota : Une fois qu’un fournisseur est supprimé, vous ne pourrez plus voir l’historique des paiements de ce fournisseur dans le Relevé des paiements. Si ces renseignements sont requis, veuillez vous assurer de télécharger et d’exporter l’historique des paiements avant de supprimer le fournisseur.

Définir le mode de paiement par défaut pour les fournisseurs

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• À partir de l’écran d’accueil, allez à Fournisseurs > Gérer les fournisseurs.
• Cliquez sur l’icône du crayon correspondant au fournisseur dont vous souhaitez mettre à jour les renseignements.
• À la page Profil du fournisseur, cliquez sur l’onglet Modes de paiement pour voir tous les modes de paiement associés au fournisseur.
• Cliquez sur le bouton « Définir comme préféré » pour le mode de paiement que vous souhaitez privilégier et votre choix sera enregistré.
• Chaque fois que vous effectuez un paiement à ce fournisseur, le mode de paiement préféré s’affichera comme mode de paiement par défaut, mais vous aurez toujours la possibilité de choisir un autre mode de paiement avant de soumettre l’ordre.

Affichage, modification, ajout ou suppression Mode de paiement des fournisseurs

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• À partir de l’écran d’accueil, accédez à « Fournisseurs » > « Gérer les founisseurs ».
• Cliquez sur le crayon en regard du fournisseur que vous souhaitez afficher ou mettre à jour.

Pour consulter les modes de paiement des fournisseurs :

• À la page « Profil du fournisseur », cliquez sur l’onglet « Modes de paiement » pour afficher toutes les méthodes associées à ce fournisseur.

Pour modifier les modes de paiement des fournisseurs :

• À la page « Profil du fournisseur », cliquez sur l’onglet « Modes de paiement » pour afficher toutes les méthodes associées à ce fournisseur.
• Cliquez sur le crayon en regard de l’un des modes de paiement. Vous ne pourrez modifier que le pseudonyme d’un mode de paiement existant.
• Cliquez sur « Enregistrer ».

Si vous devez modifier les renseignements du compte d’un fournisseur (p. ex., renseignements bancaires), vous devrez ajouter un nouveau mode avec les renseignements bancaires mis à jour et supprimer l’ancien mode.

Pour ajouter un mode de paiement :

• À la page « Profil du fournisseur », cliquez sur l’onglet « Modes de paiement ».
• À la section Ajouter un mode de paiement, entrez la devise et le mode de paiement.
• D’autres zones s’afficheront en fonction du Mode de paiement sélectionné.
• Entrez les renseignements requis et cliquez sur « Ajouter un mode de paiement ».
• Cliquez sur « Enregistrer ».

Pour supprimer le mode de paiement :

• À la page « Profil du fournisseur », cliquez sur l’onglet « Modes de paiement ».
• Cochez la case en regard du mode de paiement que vous souhaitez supprimer et cliquez sur l’icône en forme de corbeille pour supprimer les lignes sélectionnées.

Si des paiements sont associés au mode de paiement que vous souhaitez supprimer, le système ne vous permettra pas de le supprimer.

Ajouter un fournisseur sans ses renseignements bancaires

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Si vous n’avez pas les renseignements bancaires à jour d’un fournisseur que vous devez payer, vous pouvez les demander au moyen d’Atouts paiements RBC.

Pour demander les renseignements bancaires d’un fournisseur :

• Cliquez sur « Fournisseurs », puis sur « Ajouter un fournisseur ».
• Indiquez si le fournisseur est une entreprise ou un particulier, puis entrez les coordonnées du fournisseur.
• À la section Paiement aux fournisseurs, on vous demandera si vous souhaitez demander les détails du paiement à votre fournisseur. Cliquez sur « Oui ».
  
• Sélectionnez la devise et le type de paiement que vous souhaitez envoyer.
• Cliquez sur « Enregistrer et poursuivre ».
• Un courriel sécurisé sera envoyé au fournisseur pour lui demander les détails de son compte.

Pour demander les renseignements bancaires d’un fournisseur que vous avez déjà importé dans Atouts paiements RBC

• Accédez à « Fournisseurs » > « Gérer les fournisseurs ».
• À l’onglet « Mesures à prendre », cochez les fournisseurs avec lesquels vous souhaitez communiquer et cliquez sur l’icône de courrier qui indique « Écrire aux contacts figurant dans les rangées sélectionnées » Un courriel sécurisé sera envoyé à vos fournisseurs pour leur demander les détails de leur compte.

Nota : Il est préférable d’informer votre fournisseur que vous lui demanderez en toute sécurité ses renseignements bancaires afin qu’il donne suite au courriel d’Atouts paiements RBC.

Ajouter des renseignements manquants aux dossiers de fournisseur

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Lorsque les dossiers des fournisseurs sont importés dans Atouts paiements RBC, ils s’affichent d’abord dans l’onglet Attention requise s’il leur manque renseignements, comme les détails du compte bancaire.

Pour mettre à jour les renseignements sur les fournisseurs et ajouter des renseignements manquants :

• Accédez à « Fournisseurs » > « Gérer les fournisseurs ».
• Cliquez sur l’onglet Attention requise pour passer en revue la liste des fournisseurs à mettre à jour.
• Utilisez les menus déroulants pour entrer les renseignements demandés. Selon les données entrées, des zones supplémentaires peuvent se remplir automatiquement.
• Cliquez sur « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.

Le dossier du fournisseur sera désormais visible à l’onglet Sociétés ou Particuliers.