Configurez vos paiements et autres systèmes

Facilitez l’envoi et la réception des paiements

La gestion des paiements est une tâche quotidienne pour la plupart des propriétaires d’entreprise. Elle peut vous prendre beaucoup de temps et vous coûter cher si vous ne mettez pas les bons systèmes en place. Découvrez des moyens d’être payé plus rapidement et simplifiez vos processus de paiement pour satisfaire vos fournisseurs, vos employés et le gouvernement. Découvrez également comment le bon logiciel comptable et d’autres solutions peuvent compléter votre système de paiement.

Quelles solutions de paiement sont adaptées à votre entreprise ?

Lorsque vous pensez à votre entreprise, déterminer les solutions dont vous avez besoin est une étape importante qui vous met sur la voie de la réussite. Posez-vous ces questions pour trouver les solutions de paiement qui pourraient être profitables à votre entreprise :

• De quel type de compte d’entreprise avez-vous besoin ? Toutes les entreprises (même les entreprises individuelles) ont besoin d’un compte d’entreprise(ouvre une nouvelle fenêtre) pour faciliter le traitement et le suivi des paiements entrants et sortants. Vous aurez besoin au minimum d’un compte chèques d’entreprise(ouvre une nouvelle fenêtre) (également connu sous le nom de compte d’exploitation). Selon vos besoins, vous pouvez également bénéficier d’un compte d’épargne d’entreprise(ouvre une nouvelle fenêtre) ou d’un autre type de compte(ouvre une nouvelle fenêtre) .

• Vous avez besoin d’une boutique en ligne ? Si vous souhaitez vendre vos produits ou services en ligne, vous devez avoir une présence en ligne et être en mesure d’accepter les cartes de crédit et de débit en ligne.

• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin dans un système de paiement ? Vous comptez offrir le paiement par carte de crédit ou de débit ? Une plateforme telle que solutions de paiement de Moneris(ouvre une nouvelle fenêtre) permettra aux clients d’acheter en tout temps – en ligne, en magasin, etc.

• Quel délai de règlement envisagez-vous ? Les modalités de paiement précisent le délai dans lequel vos clients doivent vous payer. Le règlement immédiat, le « 30 jours nets » (règlement dans les 30 jours) et les autres modalités de paiement auront une incidence sur votre trésorerie, et sur la façon dont vous envoyez et recevez des paiements.

Comment être payé plus rapidement

Être payé à temps lorsqu’on est propriétaire d’une entreprise est extrêmement utile, mais ce n’est pas toujours ce qui se produit. Pour réduire le nombre de retards de paiement, voici quelques conseils que vous pouvez suivre :

• Indiquez clairement vos modalités de paiement aux clients. Si vous exploitez un magasin de détail, les clients s’attendront à payer leurs achats sur-le-champ. En revanche, il se peut que les modalités de paiement des services que vous fournissez ou des travaux que vous effectuez ne soient pas aussi claires. Évitez les surprises et indiquez d’emblée à vos clients s’ils devront payer avant le début des travaux, une fois les travaux achevés ou un mélange des deux.
• Envoyez vos factures immédiatement. Plus tôt vous envoyez une facture, plus vite vous pouvez espérer être payé.
• Optez pour des modalités de règlement plus rapides sur vos factures. Des modalités de règlement plus rapides, comme le règlement immédiat, le « 7 jours nets » (généralement payé dans les deux semaines) ou le « 14 jours nets » (généralement payé dans les deux à trois semaines) signifient que vous pouvez espérer recevoir les fonds plus rapidement.
• Offrez à vos clients les options de paiement qu’ils souhaitent. S’il est facile et pratique pour vos clients de vous payer, ils le feront certainement plus rapidement.

• Définissez une stratégie de recouvrement des paiements. Malheureusement, il se peut que vous deviez rappeler à certains clients de payer leurs factures. Mettez en place un processus qui incite les clients à payer dès que possible. Certains programmes, dont Moneris(ouvre une nouvelle fenêtre) , sont dotés d’un système automatisé qui peut envoyer des rappels de paiement en votre nom.

• Offrez des incitatifs pour les paiements ponctuels. Si le monde appartient à ceux qui se lèvent tôt, ceux qui paient à temps devraient avoir droit à une remise ou à un autre avantage. Sinon, vous pourriez leur facturer des frais en cas de retard de paiement.

Conseils : Avant de commencer à accepter des paiements ou à acheter des biens pour votre entreprise, configurez une plateforme comptable adéquate et liez-la à votre ou vos comptes d’entreprise. Un système comptable configuré correctement dès le début peut vous faire économiser beaucoup de temps et vous épargner bien des tracas par la suite.

Effectuez des paiements

Il existe plusieurs façons d’effectuer des paiements d’entreprise. Chacune d’elle présente ses propres avantages. Envoyez des fonds aux fournisseurs, aux employés et au gouvernement d’une façon qui sera avantageuse pour vous et votre entreprise et gardez à l’esprit que rien ne vous oblige à vous en tenir à une seule méthode.

Logiciels comptables et systèmes connexes

D’autres systèmes peuvent faciliter le processus d’envoi et de réception de paiements :

• Un bon logiciel comptable vous fera gagner du temps, vous évitera des tracas et réduira la charge de travail manuel de votre équipe. En fonction de la taille et de l’envergure de votre entreprise, certaines fonctions vous seront peut-être nécessaires pour répondre à vos besoins courants et généraux en matière de comptabilité.

• Faites passer votre système comptable à la vitesse supérieure avec Atouts paiements RBC(ouvre une nouvelle fenêtre) . Il s’agit d’une plateforme de gestion des comptes fournisseurs qui s’intègre aux systèmes comptables répandus, notamment QuickBooks, Sage et Xero, dans le but d’automatiser les paiements à vos fournisseurs sous la forme qu’ils préfèrent.

• Éliminez les risques d’erreurs liées à la paie avec ADP(ouvre une nouvelle fenêtre) . Cette solution vous permet de recueillir les heures précises de travail des employés, puis de les calculer et de les utiliser automatiquement pour la paie. Elle fournit également des données essentielles de suivi du temps qui vous permettent de mieux gérer votre productivité. Des services de RH sont également offerts.

• Si vous envisagez de vendre des produits en ligne, vous aurez besoin d’une plateforme de commerce électronique. C’est là qu’interviennent des solutions comme Moneris(ouvre une nouvelle fenêtre) . Moneris ne se contente pas de vous aider à accepter des paiements par carte ; elle vous permet de créer une boutique en ligne pour attirer de nouveaux clients et commencer à vendre en ligne.