Les inconvénients du traitement manuel des comptes fournisseurs

Que vous soyez un professionnel chevronné de la comptabilité ou un propriétaire d’entreprise assumant trop de responsabilités, le traitement manuel des comptes fournisseurs a de quoi donner des maux de tête à n’importe qui. Les problèmes suivants vous sont-ils familiers ?

Le processus est lent et instable.

Pourquoi gaspiller les talents de vos employés responsables des comptes fournisseurs dans des tâches manuelles comme l’appariement de documents et l’acheminement des factures pour approbation ? Surtout si le traitement de vos comptes fournisseurs comporte plusieurs niveaux d’approbation, les transferts manuels peuvent prendre un temps précieux et augmenter la probabilité que des éléments passent entre les mailles du filet. Sans compter que l’impression et l’envoi des chèques peuvent prolonger de plusieurs semaines le traitement des comptes fournisseurs, ce qui se traduit par des retards de paiement et un mécontentement de la part des fournisseurs.

C’est un aimant à erreurs.

Avec autant d’étapes et de mouvements, le traitement manuel des comptes fournisseurs est propice à l’erreur humaine. Qu’il s’agisse de la saisie manuelle de données dans plusieurs systèmes ou de documents perdus dans une pile de paperasse (ou dans une boîte de courriel au retour des vacances), l’erreur humaine hante chaque étape du processus.

C’est coûteux, et ce, de plusieurs façons.

Les coûts associés au traitement manuel des comptes fournisseurs s’accumulent vite si l’on tient compte des heures de travail des employés, des erreurs potentielles, des frais d’impression, de l’envoi des chèques papier, etc. Les goulots d’étranglement dans le traitement manuel des comptes fournisseurs peuvent également entraîner des frais de retard, contrarier vos fournisseurs et vous empêcher, vous et vos employés, de vous consacrer à des tâches plus importantes (voir ci-dessous pour en savoir plus sur ces goulots d’étranglement).

Le processus ne favorise pas la souplesse des paiements.

Si votre fournisseur ou votre propriétaire exige une certaine forme de paiement, comme un chèque ou un virement ACH, le recours au traitement manuel des comptes fournisseurs peut limiter la souplesse de votre provisionnement. Sans un outil de gestion automatisée des comptes fournisseurs comme Atouts paiements RBC, vous ne pourrez peut-être pas utiliser votre carte de crédit d’entreprise pour provisionner ces paiements. Vous devrez peut-être également virer manuellement des fonds entre vos comptes. Ces restrictions peuvent entraîner des retards de paiement et une sous-utilisation des récompenses et des incitatifs offerts par les cartes de crédit.

Sans la gestion automatisée des comptes fournisseurs, votre entreprise risque également de se heurter à des obstacles lorsqu’elle paie des fournisseurs internationaux, ce qui pourrait limiter les comptes de provisionnement que vous pouvez utiliser et obliger votre équipe à consacrer du temps à des conversions de devises manuelles.

Il faut retrouver les traces écrites.

Faites-vous confiance aux traces écrites pour vous donner un portrait complet et en temps réel des finances de votre entreprise ? Avec le traitement manuel des comptes fournisseurs, il est difficile de rester maître de la gestion des flux de trésorerie, d’effectuer des audits, de connaître l’état de chaque facture et d’analyser avec précision la situation financière actuelle de l’entreprise.

Les avantages de la gestion automatisée des comptes fournisseurs

La gestion automatisée des comptes fournisseurs présente de nombreux avantages. Bien que l’éventail complet des avantages dépende de votre méthode unique de traitement des comptes fournisseurs, voici un aperçu des avantages les plus courants.

Accélérez le traitement des comptes fournisseurs en effectuant une synchronisation avec votre logiciel comptable

Vous utilisez peut-être déjà un logiciel comptable (comme QuickBooks) dans le cadre d’un traitement des comptes fournisseurs mi-manuel, mi-numérique. Si c’est le cas, l’idée d’introduire une nouvelle plateforme de gestion automatisée des comptes fournisseurs peut sembler intimidante. Pourtant, la gestion automatisée des comptes fournisseurs est conçue pour vous faciliter la vie à chaque étape, et c’est pourquoi elle s’intègre parfaitement à votre logiciel comptable.

La gestion automatisée des comptes fournisseurs vous permet d’importer sans effort les fournisseurs et les comptes fournisseurs impayés, de payer des centaines de factures à la fois et de rapprocher automatiquement les paiements dans votre logiciel comptable en quelques clics seulement. Nous examinerons ce qu’il en est avec Atouts paiements RBC ci-dessous.

Améliorez le traitement des comptes fournisseurs avec RBC

Des cartes de crédit d’entreprise à Atouts paiements RBC, il existe de nombreuses façons de simplifier le traitement de vos comptes fournisseurs à RBC.

Qu’est-ce que le service Atouts paiements RBC ?

Atouts paiements RBC est une plateforme de paiements en ligne novatrice qui permet à votre entreprise d’automatiser la gestion de ses paiements de bout en bout. Elle numérise et simplifie le traitement des comptes fournisseurs de votre entreprise, ce qui vous permet de payer vos fournisseurs et de centraliser vos comptes fournisseurs, quelle que soit leur complexité.

Utilisez Atouts paiements RBC même si vous n’utilisez pas les services bancaires RBC

Vous n’avez pas besoin d’être une entreprise cliente de RBC pour utiliser Atouts paiements RBC ; la plateforme est compatible avec toutes les banques, caisses populaires et cartes de crédit Mastercard ou Visa canadiennes. Elle peut également être synchronisée avec QuickBooks, Xero et Sage pour assurer la fluidité et la précision de votre gestion automatisée des comptes fournisseurs.

Les avantages d’Atouts paiements RBC

Maintenant que les avantages de la plateforme ont été évoqués, voyons plus en détail ce qu’il est possible de faire avec Atouts paiements RBC.

• Automatisez et accélérez les tâches manuelles. Un système entièrement automatisé élimine les heures consacrées au classement des documents, à leur appariement, à l’obtention d’approbations, à la mise à jour des registres et au rapprochement des paiements. Grâce à Atouts paiements RBC, en plus du rapprochement automatique des paiements, vous pouvez définir des règles personnalisables qui achemineront numériquement votre paiement à l’approbateur pertinent. Ainsi, vous et votre équipe des comptes fournisseurs disposez de plus de temps pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Ayez confiance en votre situation financière. Non seulement Atouts paiements RBC est-elle plus rapide et plus efficace que le traitement manuel des comptes fournisseurs, mais elle est également entièrement numérique et centralisée. Vous pouvez facilement vérifier vos comptes fournisseurs impayés, les soldes de vos comptes et vos historiques de paiements et savoir que les données que vous voyez sont exactes et à jour.
• Retirez des fonds de différents portefeuilles. Dans votre tableau de bord Atouts paiements RBC, vous pouvez ajouter presque n’importe quelles banque et caisse populaire canadiennes, ainsi que les cartes de crédit Visa et Mastercard. Lorsque vous effectuez un paiement, retirez facilement des fonds de n’importe lequel de vos comptes pour payer exactement comme vous le souhaitez et ainsi éviter les frais sur découvert. Nos frais de traitement concurrentiels de 2,3 % sur les paiements par carte de crédit contribuent également à réduire vos coûts.
• Payez comme bon vous semble. Si votre fournisseur accepte uniquement les chèques, Atouts paiements RBC peut combiner plusieurs sources de provisionnement pour générer un paiement par chèque. Vous pouvez même choisir de payer vos fournisseurs avec votre carte de crédit d’entreprise, qu’ils acceptent ou non les cartes.
  
  Atouts paiements RBC facilite également le paiement de vos fournisseurs à l’étranger en affichant les taux de change de plus de 30 devises et en effectuant les conversions de devises pour vous. Ainsi, vous pouvez facilement utiliser vos sources de provisionnement nationales préférées pour payer vos fournisseurs dans le monde entier.
• Synchronisez la plateforme avec votre logiciel comptable. Atouts paiements RBC s’intègre à QuickBooks, Xero et Sage pour automatiser le traitement de vos comptes fournisseurs de bout en bout. Pour commencer le traitement de vos comptes fournisseurs, vous pouvez importer automatiquement d’innombrables fournisseurs et paiements non réglés. Vous n’avez qu’à entrer les justificatifs de votre logiciel comptable et à autoriser la connexion. Pour mettre fin au traitement de vos comptes fournisseurs, vous pouvez vous asseoir pendant qu’Atouts paiements RBC effectue automatiquement le rapprochement des paiements en mettant à jour vos registres dans QuickBooks, Xero ou Sage.
  
  Nota : si vous n’utilisez pas QuickBooks, Xero ou Sage, vous pouvez tout de même utiliser Atouts paiements RBC en téléversant les fournisseurs et les paiements au moyen d’une grille au format CSV ou manuellement.
• Payez plusieurs factures et fournisseurs en un seul ordre. Vous souhaitez effectuer plusieurs paiements en même temps ? Dites adieu aux paiements uniques fastidieux : il vous suffit de cocher la case correspondant aux paiements que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez même établir ces paiements pour qu’ils soient effectués à une date ultérieure. Lorsque vous émettez un paiement, Atouts paiements RBC vous envoie, à vous et au bénéficiaire, une confirmation pour une visibilité accrue.
• Effectuez des paiements dans le monde entier et naviguez facilement entre les taux de change. Travaillez-vous avec des fournisseurs aux États-Unis ou ailleurs à l’étranger ? Vous pouvez les payer à partir de votre compte bancaire canadien sans avoir à effectuer vous-même la conversion de devises. Laissez Atouts paiements RBC calculer et afficher le taux de change pour vous, tout en retirant des fonds des comptes que vous sélectionnez.

FAQ sur le traitement des comptes fournisseurs