Recruter son premier employé : 5 choses à savoir

Si vous n’arrivez plus à répondre à la demande, si vous travaillez sans répit ou si vous devez doter votre entreprise de différentes expertises et compétences, il est peut-être temps d’embaucher votre premier employé. Voici les éléments à prendre en considération alors que vous vous préparez à accroître votre effectif.

1. Déterminez les coûts et les possibilités liés à l’embauche

Une ligne directrice à prendre en compte au moment d’embaucher un premier employé consiste à préférer un employé qui vous aidera à faire plus d’argent plutôt qu’un autre qui vous en coûtera. Comme le soulignait Shelagh Cummins, cheffe de la direction et fondatrice de l’entreprise The Road to Seven lors d’un récent webinaire, il convient « de choisir une personne qui vous aidera à faire de l’argent. Retenez donc les services de ce que j’appelle une source de revenus pour votre entreprise ».

Après tout, si vous payez un employé, vous ne conserverez plus l’intégralité de vos profits. Voilà pourquoi, si votre bénéfice est modeste, il est judicieux d’embaucher un employé générateur de revenus, plutôt qu’un employé qui ne fera que réduire vos heures de travail, comme un assistant virtuel.

Un bon point de départ consiste à embaucher un employé qui comble une lacune importante. Par exemple, si vous excellez dans la conception de produits ou la prestation des services que vous offrez, l’ajout d’un employé en mesure de vendre votre entreprise pourrait favoriser la croissance de celle-ci. Ou si les processus ne sont pas votre point fort, un expert opérationnel pourrait vous aider à simplifier le fonctionnement de votre entreprise et à accroître le bénéfice.

Il est bon, à cette étape-ci, d’examiner les répercussions de l’embauche d’un nouvel employé sur votre situation financière et celle de votre entreprise, à court terme et sur le long terme, et de déterminer combien de temps il faudra pour que l’accroissement de votre équipe se traduise par une croissance des revenus (voir le point 3 pour le calcul des coûts d’un nouvel employé).

2. Comprendre l’aspect juridique de l’embauche

Au Canada, il y a plusieurs étapes à suivre pour embaucher un employé. Voici quelques-unes des principales tâches que vous devrez accomplir pour intégrer votre premier employé.

Ébaucher un contrat de travail

Un contrat de travail précise clairement les attentes à l’égard d’un employé en ce qui concerne ses fonctions et responsabilités, les heures de travail, la rémunération, les avantages liés aux vacances et les politiques en milieu de travail. Il devrait aussi comprendre une clause de résiliation explicite indiquant le montant de l’indemnité de départ à laquelle l’employé aura droit en cas de perte d’emploi. Si vous embauchez un entrepreneur indépendant pour une période précise, les dates devraient être indiquées dans le contrat.

Remettre et obtenir les formulaires fiscaux appropriés

Du point de vue de la conformité, l’employé devrait remplir le formulaire TD1 fédéral ainsi que son équivalent provincial (TD1ON en Ontario, TD1AB en Alberta, TD1BC en Colombie-Britannique, TP-1015.3-V au Québec, etc.) pour l’année en cours. Ces formules indiquent les renseignements dont vous avez besoin pour traiter la paie de l’employé, comme son numéro d’assurance sociale, sa date de naissance, son adresse et les renseignements relatifs aux déductions fiscales.

Ouvrir un compte de paie auprès de l’ARC

Lorsque vous embauchez un employé et que vous lui versez un salaire, vous devez vous enregistrer pour créer un compte de paie. Si vous avez déjà un numéro d’entreprise (NE), il suffit d’y ajouter un programme de retenues sur la paie. Le site Web du gouvernement du Canada contient tous les renseignements dont vous avez besoin pour ouvrir et gérer un compte de paie, y compris les exigences relatives aux délais pour les versements et les retenues salariales.

Comprendre la Loi sur les normes d’emploi, les politiques en matière de santé et de sécurité

Chaque territoire et province du Canada est doté d’une Loi sur les normes d’emploi, qui décrit les droits et obligations des employeurs et des employés. Cette loi établit les normes pour les paiements, la rémunération et les conditions de travail dans la plupart des lieux de travail. Les heures de travail, les pauses, le salaire minimum, les vacances, les jours fériés et les congés (congés parentaux, congés de maladie, congés de deuil, etc.) sont couverts par la Loi sur les normes d’emploi.

Certaines pratiques en matière de santé et de sécurité au travail sont aussi requises en vertu de la loi au Canada, comme le contrôle des situations dangereuses au travail, la prestation d’une formation nécessaire à l’emploi, la fourniture d’équipement de protection, etc.

Comprendre les exigences en matière d’assurance

Vous pourriez devoir vous inscrire auprès d’une commission des accidents du travail, selon le type d’entreprise que vous gérez. Ces organisations procurent une assurance au travail aux employés des secteurs de la construction, de l’hébergement, de l’agriculture, du transport et des services domestiques ; si votre entreprise appartient à l’un ou l’autre de ces secteurs, l’assurance au travail est obligatoire. Il peut être sage de vérifier auprès de la commission des accidents de travail de votre province ou territoire si vous comprenez bien les exigences qui s’appliquent aux employeurs.

3. Déterminer combien vous paierez votre nouvel employé

Le coût d’un employé ne se limite pas à son salaire. Outre le salaire, vous devez tenir compte des avantages sociaux, des impôts et des primes d’assurance. Il sera important d’établir un équilibre entre ce que vous pouvez vous permettre, d’une part, et de l’autre, les exigences du secteur et du poste. Indeed propose une formule utile pour déterminer le coût total d’un employé.

Voici quelques éléments à prendre en compte au moment d’établir le salaire de votre employé :

• Veillez à vous conformer aux lois sur le salaire minimum et les heures de travail.

• Renseignez-vous sur ce que paient les autres employeurs pour le même type de travail. Cette recherche pourrait nécessiter un peu de réseautage et l’examen d’offres d’emploi similaires.

• Déterminez de quelle façon vous paierez l’employé (salaire horaire, commissions, salaire annuel, etc.) et si la rémunération sera assortie de primes de rendement.

N’oubliez pas que vous devriez embaucher un employé qui répond à vos besoins et qui possède des qualités qui cadrent avec vos valeurs et celles de l’entreprise. Et compte tenu du coût de l’embauche et de la formation, il est important de trouver un employé que vous pourrez conserver longtemps (si tel est votre objectif).

(lecture de 5 minutes) : Comment attirer, conserver et mobiliser les employés : Meilleures pratiques en RH en période de turbulences [récapitulation du webinaire] 

4. Évaluer dans quelle mesure vos fonctions pourraient changer

Avec l’arrivée d’un nouvel employé, vos responsabilités sont-elles susceptibles de changer ? Délaisserez-vous en partie l’« exécution » au profit de la « gestion » ?

Quand vous envisagez d’embaucher un premier employé – et que vous commencez à déterminer les rôles et responsabilités qu’il devra assumer – demandez-vous si sa présence pourrait vous enlever une partie de ce qui vous plaît le plus dans la gestion de votre entreprise. Par exemple, si faire du pain est votre passion, délaisserez-vous cette fonction pour vous occuper de supervision ?

L’expansion des entreprises exige souvent que leurs propriétaires travaillent « à » leur entreprise plutôt qu’au sein de celle-ci, mais il serait judicieux de bien penser à l’évolution future de votre entreprise et du rôle qui sera le vôtre.

5. Mobilisez-le dès le premier jour

Après avoir géré seul votre entreprise, l’embauche d’un premier employé peut vous sembler être un processus assez personnalisé, ce qui n’est pas une mauvaise chose. Les études montrent que les employés qui sont intégrés comme il se doit (les attentes sont clairement précisées, les ressources et la formation appropriées sont fournies, un fort sentiment d’appartenance est transmis, etc.) sont davantage susceptibles de faire preuve de loyauté à l’égard de l’entreprise et de s’y investir.

Par la suite, une solide culture continue de reconnaissance et de soutien est tout aussi essentielle pour mobiliser l’employé et faire en sorte que celui-ci ait à cœur le succès de l’entreprise. Après avoir embauché un premier employé, il sera important de comprendre la façon de le conserver dans un contexte de croissance de l’entreprise.

Intégrer une autre personne à votre entreprise représente une étape importante, et il convient d’en examiner attentivement les répercussions sur vos finances et votre rôle. Pour demeurer conforme aux exigences des gouvernements fédéral et provincial ou territorial, il est essentiel de vous tenir au courant des lois et de la réglementation qui régissent les normes relatives aux employés. Compte tenu de la présence d’experts de la paie et des ressources humaines, et de l’abondance des ressources en ligne, vous êtes en mesure d’obtenir les renseignements dont vous avez besoin pour embaucher en toute confiance.

Une gestion de la paie et des ressources humaines plus rapide et plus facile avec ADP

Propriétaires d’entreprise : vos responsabilités sont plus étendues que jamais. Or, vous êtes soumis à des contraintes de temps et n’avez donc pas le droit à l’erreur. Il vous faut un système fiable pour gérer ces volets opérationnels essentiels que sont la paie et des ressources humaines, pour ainsi vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

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